会議は何のためにある？ おすすめの本の紹介
会議というのはどうも苦手である。
今までいろんな会議に参加したが、おおむねこの3パターンかなと思う。
１、ジーっと座って、お偉い方々のお話を聞く。連絡事項がひたすら読み上げられ、これで終わり。これって会議なのか？のセレモニーパターン。
２、「結果は来週の会議で」型。つまりその会議に決定権者がいないもの。本会議の為の会議パターン。
３、「あんなことしてみたい！」「いいねー！。こんなのもどう？」。つまり積極的提案パターン。ブレストとも言えるかもしれない。
そして会議に関してもう一つ難しいと思うことは、その頻度である。毎日、毎週、毎月、、、。だいたい１と２のパターンがこの定例会の分類になると思う。
前置きが長くなったが、同じような疑問をお持ちの方に役に立つかもしれない本を読んだので紹介させて頂く。
「次の会議までに読んでおくように！」アル・ピタンパリ著 すばる舎
「デボノ博士の［6色ハット］発想法」 E・デボノ著 ダイヤモンド社
ここからはすこし本紹介を少し。
「次の会議までに読んでおくように！」
本のなかでは結果を出す会議を行うための7つの原則を紹介している。細かで具体的なことは本をご覧になって頂いたほうが良いかと思う。あくまで感想というか。感じたことを書かせて頂く事をご了承願いたい。
会議の目的
会議は1円も生まない。会議で決定したことが動き出し、お金を生んでくれる。だとしたら会議の結果を決める為に時間を費やしすぎるのは合理的なのだろうか？
会議には大きく分けて2つの目的がある。発想を生み出す会議と物事を決定する会議である。
発想を生み出す会議はブレストと言われるものだと思う。ルールに則り、飛び交う意見を受けとめ、整理していくものである。
発想なんてものは「毎週木曜日の10時に」なんて言ったって出てこないのだから、定例会議でブレストだ！と目的を掲げて毎回行うのはちょっとおかしい。また「1時間以内で絞り出せ」というのも無理な話だ。
そして先のことを言うなら、この種の会議で生まれたアイデアがお金を生むのだから、時間にゆとりをもって、すっきりとした頭で取り組めるように工夫すべきである。メンバーの気質についても重要だ。このことは2冊目の紹介で述べる。
物事を決定する会議は難しい。そもそも会議である必要性も判断しなければならない。案外、責任者間の個別の話合いで決定できることもある。合意を得る人が同じなら、週に1回の会議まで先送りする必要もないのである。
もし会議で決めることが大事なら、それは会議が大事ということであって、単なるセレモニーに過ぎないのではないか。
もちろん株主総会や国会での議決等、家族会議等その場所が役割を持つ場合は例外である。
「［6色ハット］発想法」
この中では人々の性格というか発想の傾向を、帽子の色で表現している。
赤：直観や好き嫌いによる判断・発想。
青：プロセスや合目的性にこだわる。冷静に順序立てて考えられる。統括。
緑：独創的な発想。新しいアイデアや可能性の提案。
黄：物事のプラス面をとらえて評価できる。評価・促進。
白：客観的なデータに基づく判断。
黒：「でもでも」。否定的に捉える。脆弱性を探る。
会議における役割とは
結論から言うとみんな大事。全員が黒い帽子を被っていると、アイデアは出てこず、緑だけでもまとまらない。赤だけでは対立を生み、白だけでは話が進まない。黄色も青も、それだけでは解決には向かわない。具体例は「20歳のときに知っておきたかったこと」か何かにのっていたと思う。
このように個々のキャラクターを把握することは重要である。そしてできれば各人がある程度これを理解し、「今日はブレストなので、ぜひとも黒い帽子は脱いで、活発な提案をお願いします」となればよいと思う。
また冷静に検討する必要がある会議。決定を下すような会議では、赤や緑の帽子より白や青、黒い帽子が必要となるだろう。
終わりに
紹介した本はどちらも5年以上前のものなので、会議における現状やトレンドは変わっているのかもしれない。しかし我々日本人は、義務教育の期間に反復した学級会形式の会議癖が抜けない様に思う。
人の話を遮らず、求められるまで意見せず、終わるまで帰って遊びにもいけないアレである。
もし会議に出る機会がある人にご覧になって頂けたのなら、この会議はセレモニーか？決定の為か？あの人は奥さんと喧嘩したらしいから今日は赤色の帽子だな～。と役に立てて頂けたらと思う。
この記事が、みなさまの眠気覚ましの一助となれば幸いである。
